Rund um die Uhr und überall erreichbar zu sein, ist für viele selbstverständlich. Der Homo Connectus ist permanent auf Empfang und am Senden. Wer Computertastatur, Handy oder Blackberry geschickt zu bedienen weiss, schafft in kürzester Zeit locker ein Dutzend kurzer Mitteilungen. Mit Vorliebe auch noch alles mit Kopie an die halbe Welt. Dann wartet der Homo Connectus gespannt auf Antwort. Die Empfänger macht dies zu Gehetzten und Getriebenen, die ihre Sinne nur darauf ausrichten, ob an irgendeinem Gerät gerade eine Meldung eingeht. Meist mit Ausrufezeichen und Prioritätsstufe «hoch»: «Um 12 Uhr in der Pizzeria, gell!» an die Kollegin vis-à-vis. «Bin hell begeistert von Ihren Jahreszielen!», an den Chef. «Danke für Ihren Dank», an einen Kunden. Täglich sind schätzungsweise 40 Milliarden E-Mails unterwegs, automatisch generierte Mitteilungen oder unerwünschte Werbung sind dabei noch nicht einmal mitgezählt.

Viele halten die Zahl der täglich eintreffenden Mails für ein Indiz über den beruflichen Status und die Wichtigkeit einer Person. Bundesrätin Micheline Calmy-Rey bekommt beispielsweise täglich nur schon 25 E-Mails von Bürgerinnen und Bürgern, nebst vielen anderen Mails, die im Zusammenhang mit laufenden Geschäften stehen, Mitteilungen aus dem eigenen Departement oder aus den anderen sechs Departementen. Ein ganzer Stab von Mitarbeitenden erledigt unter anderem die elektronische Post der Bundesrätin. Hilfe, um die Flut an ankommenden Mails zu bewältigen, haben heute auch alle wichtigen Wirtschaftskapitäne, wie zum Beispiel UBS-Chef Marcel Ospel oder Coop-Chef Hansueli Loosli.

Kultur der Unterbrechung

Die meisten Angestellten haben jedoch keine Kommunikationsabteilung, die ihnen die Mails beantwortet. Sie müssen allein mit der elektronischen Post zugange kommen. Das Hauptproblem, mit dem sich heute alle Unternehmen konfrontiert sehen, ist die Ablenkung bei der täglichen Arbeit. Laut einer amerikanischen Studie werden heute fast 60 Prozent aller angefangenen Tätigkeiten durch das Einsehen von E-Mails unterbrochen. Das hat zur Folge, dass die meisten Arbeiten mehr Zeit in Anspruch nehmen und die Produktivität sinkt. Die amerikanische Forscherin Gloria Mark spricht von einer «Unterbrechungs-Unkultur». Viele Angestellte pflegen ihren E-Mail-Eingang mindestens einmal pro Stunde abzurufen.

Interessant ist auch der Befund von britischen Forschern, die mit einer Monitoring-Software versuchten, der E-Mail-Sucht auf die Spur zu komme. Dabei zeigte sich, dass viele Angestellte ihr elektronisches Postfach extrem viel häufiger prüfen, als sie zugeben: in vielen Fällen 30 bis 40 Mal pro Stunde.

Äusserem Zwang unterworfen

Das dauernde Senden und Empfangen kann manische Züge annehmen. Unbestritten ist, dass das Onlinepostfach bei einem Teil der Benutzerinnen und Benutzer Stressreaktionen auslöst - sie fühlen sich müde, unproduktiv und frustriert. In Bezug auf die Schweizer Wirtschaft ist je nach Schätzung oder Hochrechnung die Rede von mehreren Millionen Arbeitsstunden pro Woche, die wirkungslos oder unproduktiv verloren gehen. «So können Kommunikationstechnologien vom Produktivitäts-Motor zum Produktivitäts-Killer werden», schrieb kürzlich die NZZ am Sonntag. Verschiedene Firmen in den USA und in Grossbritannien versuchen, das Problem mit einem E-Mail-freien Tag pro Woche in den Griff zu bekommen. Die Angestellten sollen damit vom gedankenlosen E-Mail wegkommen und stattdessen wieder auf das Telefon zurückgreifen. Ob ein solcher «Casual Friday tatsächlich die grassierende Seuche eindämmt, ist jedoch unter Fachleuten umstritten. So sagt zum Beispiel Patrick Bühler von der Beratunsfirma Resphering und Leiter von Computerkursen: «Dann wird die Welle pendenter E-Mails umso mehr am Montag über die Arbeitnehmenden hereinbrechen.» Bühler appelliert stattdessen an die Eigenverantwortung: «Wer wegen jeder noch so kleinen Belanglosigkeit ein Mail verschickt, wird als Antwort wiederum auch massenweise Mails bekommen.» Anders ausgedrückt: Jeder und jede kann mit dem eigenen Verhalten die E-Mail-Flut auch beeinflussen.

Roadpricing für Mails

Als weitere Idee wird eine Art Roadpricing für Mails vorgebracht. Wer E-Mails sendet, soll für die Zeitkosten des Empfängers aufkommen. Das würde zweifellos zu einer etwas grösseren Zurückhaltung bei der Betätigung der Send-Taste führen. Allerdings sind viele Details unklar, etwa die Frage, welcher Preis überhaupt angemessen und in welcher Währung zu bezahlen wäre. Andreas Hugi, Geschäftsführer der Stiftung Produktive Schweiz, sieht die Verantwortung vor allem bei den Firmen: «Bis jetzt haben es die meisten Schweizer Unternehmen versäumt, klare Regeln und eine Kultur punkto E-Mail zu etablieren.» In den weitaus meisten Fällen ist es jedem Angestellten selbst überlassen, wie er Mails einsetzt, oder welche Nachrichten er innerhalb einer bestimmten Frist beantwortet. Solange dieser Zustand des Kommunikationskults anhält, bleibt eben oft nur die blosse Symptombekämpfung - schliesslich hat jeder PC, jedes Handy und jeder Blackberry auch eine Aus-Funktion.

Jürg Zulliger ist freier Journalist in Zürich.
jzulliger@hispeed.ch

Literatur, Internet

Arno Burger: Die E-Mail-Flut

eindämmen, Cornelsen Verlag 2006, CHF 12.70

Gunter Meier: E-Mails im Berufsalltag, Expert-Verlag 2003, CHF 33.-

Die Stiftung Produktive Schweiz hat auf ihrer Website ein online-Assessment eingerichtet, mit der sich die E-Mail-Nutzung testen lässt. Das Tool gibt individuelle Tipps zur Optimierung:

http://www.produktive-schweiz.ch/