- KV Schweiz - 20-07 Bürowelten

Context 20/07 19. Oktober 2007

Immer mehr Betriebe leisten sich neue Büros. Der Trend geht in Richtung funktionale Räume.

Alle reden vom Team. Taugt der Begriff überhaupt noch etwas, und welche Vorausset-zungen braucht ein erfolgreiches Team?

Text: Ingo Boltshauser und Yvonne Leibundgut

Es bewegt sich etwas im Büro. Wie wichtig die Unternehmen das Thema Bürogestaltung heute nehmen, beweisen allein schon die Zahlen: Laut bueroszene.ch, der führenden Internetplattform für Büromöblierung und -inneneinrichtung in der Schweiz, stieg der Umsatz der Branche allein in den vergangenen zwei Jahren um über 20 Prozent. Besonders augenfällig: Während der Umsatz bei den Möbeln nur moderat stieg, haben sich die Beratungsdienstleistungen nahezu verdoppelt. Ein deutliches Zeichen dafür, dass nicht mehr allein Geschmacksfragen die Büroeinrichtung bestimmen, sondern mehr und mehr auch funktionale Überlegungen.
Wenn ein Unternehmen die Büroarbeitsflächen neu gestaltet, dann geschieht dies meist unter dem Vorzeichen wirtschaftlicher Überlegungen. Bei sauberer Kalkulation zeigt sich, dass die eigentlichen Umbaukosten in dieser Rechnung meist den kleinsten Teil ausmachen. Viel stärker ins Gewicht fällt die benötigte Fläche. Je besser diese optimiert werden kann, desto kleiner sind die Fixkosten und desto grösser ist damit die Rentabilität.

Teilweise im Widerspruch dazu stehen die Ansprüche der Mitarbeitenden. Deren Wohlbefinden und Arbeitsproduktivität hängt - nicht nur, aber auch - ab von einer optimalen Arbeitsumgebung. Dazu gehört selbstverständlich, dass der Arbeitsplatz die Gesundheit nicht belastet. Dazu gehört aber auch, dass Arbeitsprozesse analysiert und in Raumkonzepte übersetzt werden. Inneneinrichtung kann Hierarchien betonen oder unsichtbar machen, Kommunikation fördern oder verhindern, Abgeschiedenheit bieten oder auf Transparenz setzen. Immer mehr Unternehmen gehen heute diese Fragen systematisch an.

Bei der Umsetzung dieser Konzepte sind meist viele Parteien beteiligt. Lesen Sie auf den folgenden Seiten, wie ein Forscher, die Facility-Managerin eines Grossunternehmens, ein Planer und ein Ergonom die Zukunft des Büros sehen.

Forschung
Flexible Konzepte gesucht
In der Schweiz sind zahlreiche Unternehmen auf der verzweifelten Suche nach geeigneten Büroräumlichkeiten. Das ist die eine Tatsache. Die andere: In der Schweiz stehen zurzeit 4 500 000 Millionen Quadratmeter Bürofläche leer. Das reicht nach herkömmlicher Rechnung für 300 000 bis 400 000 Arbeitsplätze.

Wie passen diese beiden Tatsachen zusammen? «Ganz einfach», sagt Peter Schwehr, Leiter des «Kompetenzzentrums Typologie + Planung in Architektur» an der Hochschule für Technik und Architektur in Luzern. «Ganz offensichtlich entsprechen viele der freien Büroflächen nicht mehr den Ansprüchen der Unternehmen.»

Im Rahmen des Projekts «human buildingh office» will das Team um Schwehr herausfinden, wie das Büro der Zukunft idealerweise aussieht. Ein Resultat im Sinn einer Bedienungsanleitung wird dabei aber nicht herauskommen. «Wir streben eine ganzheitliche Erfassung von Bürogebäuden an und wollen Denkanstösse geben», sagt Schwehr. «Je nach Unternehmensgrösse, Branche, Unternehmenskultur und sogar Abteilung werden sich die Büroräumlichkeiten auch in Zukunft stark unterscheiden.»

Schwehrs Überlegungen setzen deshalb auch nicht erst bei der konkreten Ausgestaltung von Büroräumlichkeiten an, sondern viel früher: Da sind zum Beispiel gesellschaftliche Trends wie die Zunahme von Teilzeitarbeit oder die mobile Arbeit. Bereits heute sind in der Schweiz im Durchschnitt nur rund 50 Prozent der Büroarbeitsplätze belegt. «Es ist eine grosse Herausforderung für die Unternehmen, dafür zu sorgen, dass trotz der schrumpfenden und unterschiedlichen Präsenzzeiten noch so etwas wie ein Teamgeist entstehen kann», sagt Schwehr. «Das hängt nicht allein von den Räumlichkeiten ab, aber sie können einen wichtigen Beitrag leisten.» Ganz abgesehen davon, dass sich eine optimale Flächenbewirtschaftung auch ökonomisch auszahlt.

Eine weitere grosse Herausforderung an die Büroarchitektur ist die Flexibilität: «Kein Unternehmen weiss heute, wo es in 20 oder 30 Jahren steht, aber ein Gebäude wird in aller Regel für 50 und mehr Jahre errichtet.» Ein gutes Bürogebäude sei deshalb in der Lage, sich an wechselnde Ansprüche anzupassen. Das heisst: Grundrisse müssen leicht veränderbar sein, neue, heute unter Umständen noch unbekannte Technologien, müssen sich integrieren lassen, denn allenfalls muss der Flächenbedarf an neue Gegebenheiten angepasst werden. «Viele klassischen Bürogebäude sind so konzipiert, dass unter ihrem Dach genau ein Unternehmen Platz hat. Wer vorausschauend plant, sollte sich auch überlegen, wie sich Flächen sinnvoll untervermieten lassen.»
Bei der Innenraumgestaltung glaubt Schwehr, dass sich «zufällig geplante Kommunikationszonen» immer mehr durchsetzen werden, gerade auch im Hinblick auf die zunehmende Teilzeitarbeit. Er zitiert aus einer amerikanischen Studie: «80 Prozent aller guten Ideen in einem Unternehmen werden in informellen Gesprächen geboren. Das zeigt, wie wichtig Kommunikation in der heutigen Wirtschaft ist. Es ist im Interesse der Unternehmen, diese durch räumliche Strukturen wie beispielsweise zentrale Druckerzonen gezielt zu fördern.»

Darüber hinaus muss ein modernes Büro so konzipiert sein, dass die Gesundheit der Mitarbeitenden nicht beeinträchtigt ist: Die Gebäudetechnik, also Klima und Licht, muss stimmen, die Möbel sollten ergonomischen Kriterien entsprechen und Stressfaktoren wie übermässige Lärmbelastung möglichst vermieden werden. Zur Wohlfühloase mit Lounge-Ecke und Billardtisch, wie in verschiedenen neueren Renommierprojekten zu beobachten, werde sich das Büro aber nicht auf breiter Linie entwickeln. «Das mag dort Sinn machen, wo man hoch talentierten und -motivierten Mitarbeitenden einen optimalen Rahmen bieten will. Das Interesse der Unternehmen ist es, eine möglichst angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen, damit die Mitarbeitenden ihr Leistungspotenzial optimal ausschöpfen können.»

Über solche allgemeinen Überlegungen hinaus lässt sich Schwehr aber nicht festlegen. «Letztlich sind es die Bedürfnisse der Unternehmen und der Mitarbeitenden, die bestimmend sind. Der Architekt ist im Idealfall ein Dienstleister, der diese Bedürfnisse zusammenträgt, allgemeine Überlegungen einbringt und das ganze zu einem stimmigen räumlichen Konzept vereinigt.» Wichtigste Ansprechpartner - und im Normalfall leider oft vergessen - seien die Menschen, die in den neuen Räumlichkeiten arbeiten müssen. «Die Angestellten können besser als alle anderen formulieren, welche Ansprüche sie an ihren Arbeitsplatz haben.Nicht einmal das von vielen schon totgesagte Einzel- oder Zweierbüro will er vorschnell begraben: In der Unternehmenskultur einer traditionellen Bank etwa könne es wichtig sein, Status zu betonen. Auch in Abteilungen, wo mit sensiblen Daten hantiert werde, etwa im Human Resource oder in der Finanzabteilung, mache die Privatsphäre eines Einzelbüros unter Umständen Sinn. Anders zum Beispiel im Kreativbereich: Dort sei der gedankliche Austausch wichtig, und das verlange nach grösseren Einheiten. «Es gibt nicht die eine richtige Lösung. Diese hängt sehr stark von der konkreten Aufgabe und der Unternehmenskultur ab.» Anders ausgedrückt: Die Form hat der Funktion zu folgen und nicht umgekehrt.

Und was hält er von seinem eigenen Büro? Schwehr blickt sich um und sagt: «Wir haben diesen Raum nicht selbst entwickelt, sondern er wurde uns zugewiesen und wir konnten ihn einrichten. Ein bisschen grösser dürfte er schon sein. Andererseits hat uns die Enge sicher auch geholfen, als Team zueinander zu finden.»

Zufrieden ist er hingegen mit dem Raumabschnitt, der sich hinter Bücherregalen versteckt. Dort steht ein langer Tisch, und an der Wand hängt eine Tafel, voll mit Skizzen und Begriffen. «Das ist unser wichtigster Platz, denn hier entstehen meistens die besten Ideen.»

Unternehmen

Für Höchstleistungen

«Wir verlangen viel von unseren Mitarbeitenden, deshalb wollen wir ihnen auch etwas bieten», erklärt Corina Gerber, Facility Managerin bei PricewaterhouseCoopers (PwC). Seit zwei Jahren hat die Wirtschaftsprüfungsfirma ihren Sitz in Zürich Nord. Die in dreizehn Büros in Zürich verstreuten rund tausend Angestellten sind innerhalb von zwei Wochen im neuen Hauptsitz in Oerlikon eingezogen, sagt Corina Gerber, die für den Giganten-Umzug mitverantwortlich war. Wo bis in die Achtzigerjahre noch ABB-Hallen standen und Lokomotiven montiert wurden, ist der Neubau von PwC entstanden, ein Modell, wie die Zukunft der Büros aussehen könnte: 20 600 m2 auf fünf Etagen bieten Arbeitsplätze für rund 1200 Personen. Der moderne Arbeitsplatz muss mehr bieten als früher, ist Corina Gerber überzeugt. Wer die besten Leute engagiere, müsse denen auch optimale Rahmenbedingungen bieten. Das fange im Kleinen an, wie zum Beispiel beim frischen Obst, Wasser und Kaffee, das die Angestellten unentgeltlich erhalten. Es muss sich aber auch in der Architektur des Gebäudes widerspiegeln. Die Angestellten sollten nicht nur unter einem Dach arbeiten, sondern bei ihrer Arbeit auch näher zusammenrücken. «Wir wollten, dass sich die Leute mehr begegnen und kommunizieren», sagt Corina Gerber. Dies zahle sich letztlich auch wirtschaftlich aus.
Damit Höchstleistungen erbracht werden, müssen sich die Leute wohl fühlen, heisst es. Erreicht werden soll dieses Ziel mit einer offenen Bürostruktur, so genannten Bürolandschaften, in denen es keine Abtrennungen zwischen den Arbeitsplätzen gibt. Die Angestellten mussten ihre Einer- und Zweierbüros aufgeben und einige waren daher am Anfang ein wenig skeptisch. Doch nicht nur die Büros sind grösser als früher. Das Gebäude ist so konzipiert, dass wer in der grossen Eingangshalle steht, durch Glasscheiben die arbeitenden Angestellten sieht. Einige hätten zuerst Bedenken geäussert, man sei in den neuen Büros zu sehr ausgestellt, doch diese Ängste haben sich schnell verflüchtigt, sagt Corina Gerber. Die Angestellten merkten, dass die anderen gar keine Zeit haben, um ihre Kolleginnen und Kollegen zu beobachten.

Wer von seinem Arbeitsplatz aus den Drucker bedient, eine Kopie machen will oder ein Fax versendet, muss sich an einen der 25 Servicepoints begeben. Damit erreiche man dreierlei, erklärt Corina Gerber: Einerseits würden an diesen Orten die verschiedensten Leute zusammentreffen, die ansonsten nicht zwingend miteinander reden würden. Oft entstünden aus solchen informellen Gesprächen jedoch gute Geschäftsideen, ist sie überzeugt. Ausserdem zwinge es die Angestellten, die oft den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen, sich mehr zu bewegen. Und drittens sei es für die Firma kostensparend, keine Einzeldrucker, sondern gemeinsame Serviceorte einzuführen.

Wer trotzdem einmal ruhig arbeiten möchte, ein vertrauliches Telefongespräch führen muss oder sich mit jemandem ausschliesslich unter vier Augen unterhalten will, dem stehen zahlreiche Ausweichmöglichkeiten zur Verfügung. So gibt es über vierzig Räume, in die sich die Angestellten zurückziehen können, oder rund 90 Sitzungszimmer mit insgesamt 818 Sitzungsplätzen. Ausserdem gibt es einen «Silencio»-Raum pro Stockwerk, in dem bequeme Lesestühle stehen. Dieser Raum biete sich für die Lektüre längerer Berichte an, sagt Corina Gerber. Hier könne man auch «mal wie zu Hause die Beine hochlagern». Es brauche ein Umdenken bei den Angestellten, damit sie die neuen Möglichkeiten beim Arbeiten auch nutzen.

Das Büro der Zukunft, so ist man bei PwC überzeugt, muss auch die Möglichkeit bieten, sich zu erholen. «Wir haben zum Teil sehr lange Arbeitszeiten», sagt Corina Gerber, «unsere Mitarbeitenden brauchen deshalb Möglichkeiten, einmal eine Pause zu machen, um nachher wieder zu arbeiten.» So wurde zum Beispiel ein Sphere-Raum eingerichtet, in dem Liegen stehen, über Mittag werden Yoga-Kurse angeboten oder es gibt einen Schlafraum, in dem sich Mitarbeitende zum Beispiel nach einem anstrengenden Flug erholen können. Die Rückmeldungen sind positiv, sagt Gerber. Mit dem Neubau habe PwC versucht, sich den neuen Herausforderungen zu stellen und die Mitarbeitenden trotzdem nicht mit all dem Neuen zu überrennen. So hat man zum Beispiel ganz bewusst darauf verzichtet, ausschliesslich flexible Arbeitsplätze einzurichten. Heute gibt es flexible Plätze für Mitarbeitende, die viel unterwegs und nur sporadisch im Büro sind, und fixe für jene, die viel Zeit hier verbringen. Denn: «Vielen Mitarbeitenden ist es wichtig, ihren persönlichen Arbeitsplatz zu haben.»

Planung

Wieder mehr Grosszügigkeit

«In den vergangenen Jahren haben Unternehmen unter dem Spardruck bei der Neukonzeptionierung von Büroflächen stark auf die Kosten geachtet», sagt Martin Müller, Leiter des Sitzes Zürich des auf Bürogestaltung spezialisierten Unternehmens D + H-Management. Das heisst: Die Flächen pro Mitarbeiter wurden reduziert, die Arbeitsplatzausstattung minimiert, Desk-Sharing zum Teil auf die Spitze getrieben und auch an Extras wie beispielsweise attraktiven Regenerationsräumen wurde gespart. Dieser Trend hat laut Müller den Zenit aber erreicht: «Heute, in Zeiten des Fachkräftemangels, haben viele Betriebe realisiert, dass zur Arbeitszufriedenheit auch die Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz gehört, und sie sind wieder ein wenig grosszügiger geworden.»
Was nicht heissen will, dass Platz verschwendet wird. Flächen werden nach wie vor optimiert. «Für administrative Tätigkeiten sind zwölf Quadratmeter Platzbedarf pro Person ein guter Richtwert, in einem Callcenter kann dieser aber bis auf fünf Quadratmeter absinken.» Aber es werden nicht mehr alle Angestellten über einen Leist geschlagen. Wünsche wie zum Beispiel Stehpulte, zusätzliche Ablageflächen oder besondere Stühle werden wieder eher erfüllt.
«Wenn wir einen Auftrag erhalten, landen wir meist sehr schnell beim Thema Unternehmenskultur», so Martin Müller. «Büroräumlichkeiten sagen sehr viel darüber aus: Wie wichtig ist Repräsentativität, welchen Stellenwert hat Status, wo und wie will man Kommunikation fördern? All das hat grosse Auswirkungen auf die Gestaltung.»

Nachdem solche grundsätzlichen Fragen geklärt sind, werden in einem weiteren Schritt bei grösseren Projekten die Linienvorgesetzten einbezogen. Diese wissen in der Regel besser als die Unternehmensleitungen, welche konkreten Anforderungen an einen Arbeitsplatz gestellt werden: Wo braucht man Ruhe, wo ist der Austausch wichtig, wie viele Sitzungs- und Besprechungszimmer braucht es und so weiter. Den letzten Feinschliff erhalten die Projekte dann unter Einbezug der Mitarbeitenden. Dafür werden die Grundrisse der zu gestaltenden Büroflächen ausgedruckt und wie in der Puppenstube Möbelmodelle herumgeschoben und gegebenenfalls hinzugefügt oder weggenommen, bis die Raumaufteilung und die Arbeitsabläufe optimiert sind. «Das ist ein relativ einfaches, aber ein sehr effektives Hilfsmittel», sagt D + H-Geschäftsführer Enrico Keller.

In welche Richtung entwickeln sich die Büroflächen? «Der Trend geht eindeutig hin zu möglichst viel Flexibilität», sagt Müller. «Bei grösseren Umbauten werden doppelte Böden eingezogen, damit man die Arbeitsplätze beliebig umgruppieren kann und trotzdem überall über Strom und Computeranschlüsse verfügt.» Ein weiterer Trend ist Transparenz. «Es wird heute sehr viel mit Glas gearbeitet. Vielerorts haben die Vorgesetzten nach wie vor ein eigenes Büro als Rückzugsraum für vertrauliche Gespräche oder Telefonate, aber sie stehen in Sichtkontakt mit ihren Mitarbeitenden.» Mehr Wert als früher wird heute auch auf Gemeinschaftsflächen gelegt, sei dies eine Cafe-teria, eine gemeinsame Druckerzone oder Plätze mit Stehtischchen, wo spontan eine Besprechung abgehalten werden kann.

Das Handwerk kommt heute bei der Umgestaltung von Büroflächen kaum mehr zum Zug. Lediglich in Erholungs- oder Repräsentationszonen wird oft auf individuelle Lösungen gesetzt. Die eigentlichen Arbeitszonen lassen sich fast vollständig mit mannigfaltig kombinierbaren Systemmöbeln gestalten.

Gesundheit

Arbeitsbelastung ist grösste Herausforderung

Wenn Matthias Emmenegger arbeitet, ist er oft nicht in seinem eigenen Büro, sondern versucht in einem anderen Büro die Arbeitsbedingungen zu verbessern. Der gelernte Ergotherapeut und Ergonom arbeitet für Firmen, die ihn beauftragen, die ergonomischen Bedingungen in den Betrieben unter die Lupe zu nehmen. Zu seinen Kunden gehören vor allem grosse Firmen, Versicherungen, Banken, aber auch die öffentliche Hand. KMU fragen ihn selten an für eine Abklärung. Das Bewusstsein der Arbeitgeber sei in den letzten Jahren gewachsen, sagt Matthias Emmenegger. Nicht zuletzt die Debatte über die 5. Revision der Invalidenversicherung habe vielen Arbeitgebern bewusst gemacht, dass sie für die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden verantwortlich sind. Emmenegger betont, dass per Arbeitsgesetz jedes Unternehmen dazu verpflichtet ist, auf die Gesundheit seiner Mitarbeitenden zu achten.

In einem ersten Schritt macht Emmenegger eine Bestandesaufnahme: Auf welchen Bürostühlen sitzen die Mitarbeitenden, welches Mobiliar steht zur Verfügung? Ist das Büro so eingerichtet, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit auch bewegen können? In den meisten Firmen, sagt Matthias Emmenegger, sei das Mobiliar zwar in Ordnung, «aber neunzig Prozent der Leute wissen nicht, wie sie ihren Bürostuhl richtig einstellen.» Im zweiten Schritt werden die Mitarbeiter/innen zur Umsetzung der Ergonomie am Büroarbeitsplatz geschult und in einem dritten Schritt werden bei der individuellen Arbeitsplatzabklärung die Verhältnisse und das Verhalten am Arbeitsplatz ideal angepasst.

Die Herausforderungen der nächsten Jahre sieht der Ergonom in der grösseren Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden: Wenn die Arbeitsbelastung zu gross sei, nütze es letztlich wenig, nur den Bürostuhl richtig einzustellen, sagt er. Das versuche er den Arbeitgebern immer klar zu machen. Wenn Leute ihn aufsuchen, die bereits unter Beschwerden leiden, bezieht er auch psychosoziale Faktoren in seine Untersuchung mit ein: Wie selbstbestimmt kann jemand arbeiten, wie oft wird Überzeit geleistet usw?
Verändert haben sich in den letzten Jahren auch die Tätigkeiten im Büro. Heute gibt es viele Angestellte, die den grossen Teil ihrer Arbeitszeit vor dem Computer verbringen und immer die gleiche Handbewegung machen, wie zum Beispiel jene Angestellten, die Daten aufnehmen. «Mischtätigkeiten fehlen immer mehr», konstatiert Matthias Emmenegger. Hier müsse die Ergonomie ansetzen und Möglichkeiten bieten, damit diese Angestellten sich auch mal bewegen könnten.

Es nütze aber nichts, wenn er lediglich einen Vortrag halte, dass ein wenig Bewegung jedem und jeder gut tue. Heute sei das Arbeitstempo zu hoch und der Druck, der auf den Angestellten laste, zu gross, um sich noch während der Arbeitszeit um eine gute Haltung zu kümmern. Deshalb müssten diese Angebote im Alltag eingebaut und die Verhältnisse am Arbeitsplatz optimiert werden. So könne zum Beispiel die Papeterie so platziert werden, dass die Post im Stehen erledigt werde oder dass man Berichte an einem Stehpult liest. Für solche Änderungen brauche es keine grossen Investitionen der Firma. Und wenn sich die Angestellten einmal daran gewöhnt haben, könne man es sich kaum mehr vorstellen, wie es vorher war. Matthias Emmenegger erzählt von einem Unternehmen, in dem die Angestellten bereits Witze machen über jene, die noch im Sitzen einen Bericht lesen.